Sofern Sie keine Personen aus einer anderen Datei importiert haben, ist die Personenliste noch leer. Neben der leeren Tabelle steht ein Hilfetext, der Ihnen für den Anfang die Bedeutung der Felder erläutert. Klicken Sie in das erste Namensfeld und geben Sie hier Name und Vorname der zu erfassenden Person ein. Es empfiehlt sich diese Reihenfolge, weil die Zeilen nach dem Übernehmen neu sortiert werden. Vorneweg können Sie auch eine Farbe und ein Namenskürzel eintragen, das müssen Sie aber nicht. Eine Zufallsfarbe wird vom Programm vorgeschlagen und vorbelegt, das Namenskürzel ergibt sich aus den Initialen. Sie können beides vorab oder nachträglich ändern. Bei den Farben ist eine Änderung dann sinnvoll, wenn sich zwei Farben zu ähnlich sind. Gleiche Namenskürzel können natürlich auch vorkommen und sollten geändert werden. Dabei können Sie kreative Kombinationen aus Klein- und Großbuchstaben wählen.

Die Spalte SK steht für schulpflichtige Kinder. Dieses Feld soll Sie daran erinnern, dass die Person bei der Urlaubsplanung auf Ferienwochen angewiesen ist. Funktional hat dieses Feld keine Bedeutung. Der Betrieb ist gemäß deutschem Arbeitsrecht nicht verpflichtet allen Urlaubswünschen der Angestellten nachzukommen.

Bei Anspruch tragen Sie die verfügbaren Urlaubstage ein. Zum Jahresanspruch sollten Sie auch noch die nicht genommenen Urlaubstage aus dem Vorjahr dazurechnen. Aus dieser Summe ergibt sich der Anspruch für das aktuelle Jahr.

Die letzte Spalte ist schreibgeschützt. Diese Spalte wird vom Programm befüllt, sobald Sie Urlaubstage in den Kalender eintragen. Im Screenshot sehen Sie hier 6 bereits verplante Urlaubstage. Diese ergeben sich aus zwei Brückentagen und vier Tage Betriebsurlaub, die in den Optionen bereits eingetragen sind.

Klicken Sie auf Übernehmen, um die Person dem Planer hinzuzufügen. Bevor das passiert, prüft das Programm Ihre Eingaben auf Vollständigkeit und Plausibilität. Nach der Übernahme steht in der ersten Spalte ein selektiertes Optionsfeld, das anzeigt, dass diese Person ausgewählt ist für das Erfassen von Urlaubstagen im Kalender. Sie können sofort mit der Urlaubsplanung beginnen oder weitere Personen anlegen. Ab drei Personen verbreitert sich die Tabelle auf zwei Spalten. Das sorgt dafür, dass der Bildschirm besser ausgenutzt wird.

Wenn alle Personen angelegt sind, können Sie die Tabelle auch wahlweise einklappen. Das geht mit dem Pfeil-Schalter im Tabellenkopf. Dabei schrumpft die Tabelle auf eine einzelne Zeile zusammen und es wird nur noch die aktive Person in einer aufklappbaren Liste angezeigt. Über diese Liste können Sie jederzeit eine andere Person aktivieren.