Beim Überfahren der Schalter mit dem Mauszeiger, werden ToolTipps mit der Funktion des Schalters und eine Tastenkombination für die Bedienung per Tastatus angezeigt.

• (A) Neuen Planer anlegen. Hier wird einen neue Schichtplaner-Datei angelegt.
• (B) Vorhandenen Planer öffnen. Hier kann eine vorhandene Schichtplaner-Datei geladen werden. Der Dateiname einer geladenen Datei wird im Titelfenster angezeigt.
• (C,D) Planer speichern. Aktuellen Schichtlan in eine Datei speichern.
• (E) Planer (aktuelle Ansicht) ausdrucken. Es gibt eine weitere Druck-Funktion unter Auswertungen.
• (F) Planer teilen. Schichtplan in die Cloud hochladen und als WebApp für Smartphones verfügbar machen.
• (G) Konfiguration des Personals, der Abteilungen (optional), der Arbeitstage. Einstellungen zum Programmstart, der Zeittaktung, der Arbeitszeit und des WebApp-Servers.
• (H) Ansicht. Umschalten zwischen Tages- und Wochenansicht.
• (I) Auswertungen / Zusammenfassung
• (J) Hilfe im Browser aufrufen
• (K) Programm beenden.

Je nachdem ob im Menü die Tages- oder Wochenansicht (Schalter H) eingestellt ist, zeigt die Tabelle des Schichtplaners einen einzelnen Tag oder die gesamte Woche an. In der Tagesansicht wird oberhalb der Tabelle der Wochentag angezeigt. Sie können mit Mausklicks auf die Pfeile (A, B) zum nächsten oder vorhergehenden Tag blättern. Falls in den Einstellungen unter Arbeitstage ein oder mehrere beliebige Tage ausgeschaltet sind, werden diese Tage beim Blättern übersprungen. Das kann in bestimmten Fällen, z.B. in einer Arztpraxis auch ein Wochentag sein, an dem die Praxis geschlossen ist.

In der Wochenansicht werden in der Tabelle alle aktiven Arbeitstage angezeigt. Abhängig von Fenster- und Bildschirmgröße kann am rechten Fensterrand ein Scrollbalken erscheinen. Bei wenig Personal und / oder wenig aktive Arbeitstage können Sie ihre Planung auch in der Wochenansicht vornehmen. Ansonsten ist die Tagesansicht übersichtlicher und vermutlich komfortabler für die Planung. In der weiteren Beschreibung gehen wir von einer Tagesansicht aus.

In der ersten Tabellenspalte (C) werden die Namen der erfassten Personen aufgelistet. Die Reihenfolge wird in den Einstellungen festgelegt. Dort können Sie über die Pfeile der Sortier-Spalte die Personen-Anordnung beliebig ändern. Vielleicht macht es Sinn die Abteilungsleiter, sofern solche definiert wurden, an den Anfang oder an das Ende der Tabelle zu schieben. Alle anderen Personen könnten dann zum Beispiel alphabetisch angeordnet werden. Wie Sie das handhaben wollen, bleibt Ihnen überlassen. Sie können die Reihenfolge zu jeder Zeit ändern – auch dann, wenn schon Anwesenheitszeiten verplant sind. Abteilungsleiter werden mit einem kleinem AL hinter dem Namen gekennzeichnet (J). Wenn hinter diesem AL noch ein kleiner Bindestrich erscheint, bedeutet das, dass diese Person nicht in die Berechnung der Anwesenden einfließt. Im Umkehrschluss zeigt ein kleines Plus-Zeichen hinter AL, dass die Abteilungsleiter mitgezählt werden.

Die folgenden Spalten stehen für die Stunden, ggf. Halbe- oder Viertelstunden, je nachdem welche Taktung in den Einstellungen vorgenommen wurde. In unserem Screenshot gilt die halbe Stunde, das bedeutet, dass jede Zelle einer halben Stunde entspricht. Unabhängig davon, werden in der Kopfzeile der Tabelle nur die vollen Stunden angezeigt (D). Die Anzahl der Spalten ergibt sich aus der Taktung, der Start- und Ende-Uhrzeit. Start und Ende sind immer volle Stunden. Sollte Ihre Abteilung zu einer halben oder Viertel-Stunde starten oder enden, ist das nicht weiter schlimm. Die erste bzw. letzte Spalte ist dann wärend der Planung nicht zu belegen.

Wenn Sie in den Einstellungen auch Arbeitsplätze erfasst haben, werden diese oberhalb der Uhrzeiten als selektierbare Radio-Buttons angezeigt. Achtung bei vielen Arbeitsplätzen oder all zu langen Benennungen: Vielleicht können Sie zur besseren Übersicht, Abkürzungen verwenden.

Die hinteren drei Spalten stehen für:

• TZ = Tages-Arbeitszeit (E). Das ist die Zeit, die für die Person in der jeweiligen Zeile und für den aktuellen Tag schon verplant ist. Jede eingefärbte Zelle steht für die Anwesenheit dieser Person. Die Anzahl der markierten Zellen multipliziert mit der Taktung, ergibt die Tages-Arbeitszeit. Bei einer Viertelstunde-Taktung ergeben vier Zellen eine Stunde. Wenn Sie eine freie Zeitzelle (weißer Hintergrund) anklicken, wird diese Zelle (farbig) aktiviert. In der TZ-Zelle wird eine Taktung dazugezählt.
• WZ = Wochen-Arbeitszeit (F). Hier wird die Summe der Tageszeiten über alle Arbeitstage für die jeweilige Person angezeigt. Sollte diese Summe größer sein als die Soll-Arbeitszeit (WS), werden die Ziffern in roter Farbe dargestellt. Das bedeutet, Sie haben für die entsprechende Person schon zu viel Anwesenheit eingeplant. Reduzieren Sie die Anzahl der markierten Anwesenheitszellen so lange, bis die Wochen-Sollzeit erreicht ist. Damit sollte die WZ auch wieder in der Standard-Farbe, also schwarz, erscheinen.
• WS = Wochen-Soll-Arbeitszeit (G). Das ist die Zeit, die sie beim Erfassen der Personen festgelegt haben. Die Zeit dient hier nur als Information. Sie ist aber hilfreich um die verplante Zeit mit dem Wochen-Soll zu vergleichen.

Die Zeile Anwesend (I) zeigt die Anzahl der anwesenden Personen zu einer bestimmten Zeit. Wenn in den Einstellungen festgelegt wurde, dass die Abteilungsleiter nicht zu der Anwesenheitsberechnung dazugezählt werden, dann beeinflusst deren Anwesenheit nicht die Summe der Anwesenden, ansonsten schon. In den letzten drei Zellen dieser Zeile werden wieder Zeiten, bzw. Summen von Zeiten wie folgt angezeigt:

• TZ = Verplante Tages-Arbeitszeit (E) für alle anwesenden Personen. Wenn z. B. 10 Personen jeweils 8 Stunden anwesend sind, dann zeigt die Zelle TZ hier 80:00 Stunden an (10 Personen × 8 Stunden = 80:00). Die Stunden der Abteilungsleiter zählen mit.
• WZ = Verplante Wochen-Arbeitszeit (F) für alle anwesenden Personen. Wenn z. B. 10 Personen jeweils 8 Stunden an fünf Tagen anwesend sind, dann zeigt die Zelle WZ hier 300:00 Stunden an (10 Personen × 8 Stunden × 5 Tage = 300:00). Die Stunden der Abteilungsleiter werden mitgezählt.
• WS = Wochen-Soll-Arbeitszeit (G) für alle Personen. Die Stunden der Abteilungsleiter sind in dieser Soll-Zeit ebenfalls enthalten.

In der Fußzeile der Tabelle werden wieder die vollen Stunden und die Kürzel für Tages-Zeit (TZ), Wochen-Zeit (WZ) und Wochen-Soll-Zeit (WS) angezeigt. Übrigens, sollten Sie die Bedeutung dieser Kürzel vergessen, überfahren Sie diese mit dem Mauszeiger und ein Tool-Tipp zeigt die vollständige Bezeichnung der Spalte an.